تفویض اختیار چیست؟ یک راهنمای کامل برای مدیران

تفویض اختیار برای مدیران

جف بزوس را در نظر بگیرید. او توانست آمازون را به بزرگ‌ترین خرده فروشی آنلاین در جهان تبدیل کند. کارآفرین است، فعالیت‌های سرمایه‌گذاری انجام می‌دهد و از صاحبان رسانه به شمار می‌آید. اگر قرار بود تمام کارها را خودش انجام دهد آیا به موفقیت امروزی می‌رسید؟

اینجاست که اهمیت تفویض اختیار مطرح می‌شود. مدیریت یک کار فردی نیست؛ به همین دلیل ضروری است که مهارت تفویض اختیار را کسب کنید. در این مقاله قرار است همه چیز درباره این موضوع را بررسی کنیم. مفهوم، مزایا، انواع تفویض اختیار، مراحل واگذاری اختیارات، موانع و نکات تکمیلی. پس حتما تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

تفویض اختیار چیست؟

این مفهوم به زبان ساده یعنی: واگذاری مسئولیت و وظایف به فردی دیگر. به عنوان یک مدیر وقتی تفویض اختیار می‌کنید، در واقع بخشی از کارهای خودتان را به نیروی زیردست می‌سپارید.

تفویض اختیار یا Delegation of Authority یک فرآیند سازمانی است. هر چه سازمان بزرگتر شود اهمیت تفویض بیشتر می‌شود. چون شما به عنوان مدیر نمی‌توانید همه کارها را خودتان پیش ببرید و لازم است برای رشد و توسعه کسب‌وکار، بتوانید بخشی از کارها را به سایر افراد واگذار کنید.

پس تفویض اختیار در مدیریت به معنی انتقال بخشی از مسئولیت به سایر کارمندان است.

چرا تفویض اختیار برای مدیران ضروری است؟

در یک سازمان مدیر انواع وظایف و مسئولیت را بر عهده دارد. در چنین شرایطی، انجام تک تک امور به تنهایی امکان‌پذیر نیست. پس برای کاهش بار او، بخشی از کارها به رده‌های پایین‌تر سازمانی منتقل می‌شود.

به کمک تفویض اختیار مدیران می‌توانند از امور روزمره رها شوند و تمرکزشان را روی مسائل کلیدی‌ و توسعه سازمان بگذارند. به علاوه مدیریت زمان بهتری خواهند داشت. توصیه می‌کنیم برای آشنایی با سایر مهارت‌ها مقاله ۲۰ مهارت موثر برای مدیران را مطالعه کنید.

مهارت تفویض اختیار برای مدیران

انواع تفویض اختیار کدامند؟

واگذاری اختیار مدل‌های مختلفی دارد. ممکن است شما مسئولیت یک دپارتمان از سازمان را تفویض کنید، یا مسئولیت تحلیل و گزارش‌دهی برای یک پروژه خاص. در این بخش با انواع تفویض اختیار آشنا می‌شویم تا طبق شرایط، نوع مناسب را انتخاب کنید.

دپارتمان

این مدل از لایه‌های بالای تفویض اختیار است. به این صورت که نظارت و مدیریت یک بخش از سازمان واگذار می‌شود. مثلا مدیرعامل می‌تواند اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذار کند.

پروژه

شما می‌توانید مسئولیت یک پروژه خاص را به یک شخص یا یک تیم واگذار کنید. مثلا تصور کنید سازمان شما یک کمپین تبلیغاتی در پیش دارد. می‌توانید انجام صفر تا صد این پروژه را به تیم بازاریابی شرکت بسپارید. مسئول این پروژه مدیر بازاریابی خواهد بود، و افراد تیم (کپی رایتر، دیزاینر، کارشناس محتوا و…) برای تکمیل این پروژه با هم همکاری خواهند کرد.

تصمیم‌گیری

مدیران می‌توانند اختیار تصمیم‌گیری در بعضی امور را واگذار کنند. در این صورت خودشان فرصت پیدا می‌کنند تا روی اولویت‌های بالاتر متمرکز بمانند. مثلا مدیر منابع انسانی یک شرکت را درنظر بگیرید. او می‌تواند اختیارات استخدام افراد را به یکی از کارشناسان ارشد منابع انسانی واگذار کند.

تحلیل و گزارش‌دهی

اگر به آمار و تحلیل نیاز دارید می‌توانید مسئولیت آن را به یکی از کارکنان بسپارید. در این صورت زمان اضافه برای جمع‌آوری آمار صرف نخواهید کرد. مثلا تصور کنید برای پروژه‌ای به اطلاعات جمعیت‌شناختی مشتریان نیاز دارید. در این صورت می‌توانید این مسئولیت را به یکی از کارشناسان تحلیل‌گر شرکت بسپارید.

فرآیندهای اداری

انتقال کارهای اداری و روزمره از مدل‌های ساده و رایج تفویض اختیار است. به عنوان مدیر می‌توانید بخشی از کارهای ساده و روتین را به دستیار خود بسپارید. کارهایی مثل مکاتبات اداری، هماهنگی جلسات، پیگیری ایمیل‌ها، پاسخگویی به تلفن‌ها، گردآوری اطلاعات و…

نکته: در تمام مدل‌های بالا تفویض اختیار می‌تواند موقت یا دائمی باشد. در مدل موقت شما اختیارات را تا پایان انجام کار محول می‌کنید. اما در مدل دائمی اختیارات و مسئولیت به طور کامل به شخص واگذار می‌شود. که در این حالت وظایف به شرح شغلی آن کارمند تبدیل خواهد شد.

واگذاری اختیارات در سازمان

نحوه واگذاری موفق اختیارات؛ قدم به قدم

اگر می‌خواهید بهترین نتیجه را از تفویض اختیار بگیرید حتما مراحل زیر را طی کنید. خیلی اوقات نادیده گرفتن یک مساله ساده، در فرآیند مشکل ایجاد می‌کند. این مراحل انتقال اختیار شفاف و استاندارد را برایتان تضمین می‌کند.

  1. شخص مناسب را انتخاب کنید

در اولین قدم شخص مناسب برای تفویض اختیار مشخص کنید. مهم است که نوع مسئولیت متناسب با تخصص و تجربه کارمند باشد.

  1. وظایف و انتظارات را بیان کنید

به طور شفاف وظایف و انتظارات‌تان را مشخص کنید. به طرف مقابل بگویید که دقیقا باید چه کاری انجام بدهد و ددلاین را به اطلاع او برسانید. در این مرحله اگر راهنمایی و توضیحاتی دارید به شخص ارائه بدهید. این راهنمایی کمک می‌کند تا اوبه طور موثر به اهداف برسد.

  1. اختیارات لازم را انتقال بدهید

هر آنچه که فرد برای شروع و پیشبرد کار نیاز دارید را در اختیارش بگذارید. این اختیارات می‌تواند قدرت تصمیم‌گیری، بودجه مناسب، اختصاص دادن نیروی کار و… باشد. هدف این است که شخص امکانات لازم برای انجام کار را داشته باشد و به مانع نخورد.

  1. روی پیشرفت کار نظارت کنید

لازم نیست درگیر جزئیات شوید اما باید در مورد پیشرفت کار آپدیت باشید. می‌توانید از شخص بخواهید که در فواصل زمانی مشخص (مثلا دو هفته یکبار) گزارش کوتاهی از روند کارها در اختیارتان قرار بدهد.

فایده این کار چیست؟ اول اینکه اگر نگرانی یا سوالی در مورد کار داشته باشید برطرف می‌شود. دوم اینکه اگر مشکل و مانعی در فرآیند ببینید می‌توانید تجربه و راهنمایی لازم را در اختیار آن‌ها بگذارید.

  1. عملکرد را با معیارهای مشخص بسنجید

آخرین مرحله تعیین معیار و ارزیابی است. طرف مقابل باید بداند کارش با چه معیارهایی سنجیده می‌شود. به همین خاطر لازم است که معیارهای سنجش عملکرد واضح باشند. با ارزیابی می‌توانید از انجام کامل کار مطمئن شوید. همچنین می‌توانید فیدبک‌های مثبت و منفی خودتان را به کارکنان ارائه بدهید. این فیدبک‌ها برای رشد و پیشرفت آن‌ها مفید خواهد بود.

پادکست روش اپیزود تفویض اختیار

معرفی منبع: برای شنیدن تجربیات واقعی از تفویض اختیار، توصیه می‌کنیم اپیزود سوم پادکست روش را گوش کنید. در این اپیزود نیما قاضی هم‌بنیان‌گذار علی بابا، چهار روایت از چهار مدیر را بیان می‌کند. اینکه چطور تفویض اختیار انجام می‌دادند یا نمی‌دادند، چه فضایی در تیم های این مدیران به وجود اومد و چه نتایجی گرفتند. این پادکست را می‌توانید با جستجوی نام پادکست روش در تمام اپ‌های پادگیر گوش کنید.

مطلب مرتبط: معرفی ۳۰ پادکست کسب‌وکار برای مدیران


فواید و مزایای تفویض اختیار

شاید فکر کنید تفویض اختیار فقط مربوط به مدیران است. اما این فرآیند کارایی و اثربخشی کل سازمان را ارتقا می‌دهد. واگذاری اختیار علاوه بر مدیران برای کارکنان نیز مزایای زیادی دارد. چند مورد را با هم بخوانیم:

  • کاهش حجم کاری: تفویض اختیار یک ابزار عالی برای مدیریت زمان است. مدیران می‌توانند از این طریق حجم کاری خودشان را کاهش دهند.
  • امکان رشد و توسعه: با حذف شدن انرژی و زمانی که صرف امور ساده می‌شد، مدیران می‌توانند روی مسائل تخصصی مثل رشد و توسعه کسب‌وکار تمرکز کنند. (پیشنهاد مطالعه: راهنمای برنامه‌ریزی در سازمان)
  • تداوم در کار: اگر زمانی به دلیل مشغله یا مرخصی در شرکت حضور نداشته باشید، کارها و وظایف همچنان توسط افراد پیش می‌رود.
  • تجزیه و تحلیل کارکنان: به عنوان مدیر وقتی وظایفی به کارکنان می‌سپارید، می‌توانید عملکرد آن‌ها را بهتر تجزیه و تحلیل کنید.
  • تقویت کار تیمی: وقتی نقش و مسئولیت جدیدی به تیم سپرده می‌شود، همکاری جدیدی بین آن‌ها شکل می‌گیرد. این پروسه به سادگی همکاری تیمی را قدرتمند می‌کند.
  • توسعه فردی: با انتقال اختیار مسئولیت‌پذیری کارکنان افزایش می‌یابد. آن‌ها سعی می‌کنند از نهایت پتانسیل و مهارت خود استفاده کنند تا کار را به بهترین شکل به انجام برسانند.
  • اعتمادسازی و صداقت: با تفویض اختیار اعتمادتان را به طرف مقابل نشان می‌دهید. این موضوع دوطرفه است و به کارکنان هم انگیزه می‌دهد تا صداقت و تعهد خود را نسبت به کار، مدیر و سازمان نشان دهند.
  • امکان ارتقای شغلی: وقتی وظایف بیشتری به اعضای مختلف تیم محول کنید، آنها اهداف و مقاصد تجاری را بیشتر درک می‌کنند. این موضوع راه ارتقای شغلی در سازمان را برای آن‌ها باز می‌کند.

کار تیمی در سازمان

چه موقع تفویض اختیار نکنیم؟

تا اینجا از انواع مزایای تفویض اختیار برای مدیران و کارکنان گفتیم. اما مواردی است که در حوزه تخصصی مدیران قرار می‌گیرد، و این حوزه‌ها نباید واگذار شوند. تشخیص نوع وظایف باید براساس صلاحدید شما و نوع کسب‌وکارتان باشد. اما به طور کلی بهتر است مسئولیت‌های زیر توسط خود مدیران انجام شود:

  • خط مشی سازمان
  • برنامه‌ریزی و استراتژی کلان سازمان
  • مذاکرات مهم سازمانی
  • عزل و نصب کارمندان
  • تصمیم‌گیری در امور حساس

موانع و مشکلات؛ چرا بعضی از مدیران از تفویض اختیار خودداری می‌کنند؟

واگذاری اختیار بار مدیران را سبک می‌کند، و از طرفی کارکنان را توانمند می‌سازد. با این وجود چرا خیلی از مدیران تمایلی به واگذاری اختیارات ندارند؟ بیایید چند دلیل و مانع رایج را بررسی کنیم.

کمال‌گرایی: کسانی که درگیر کمال‌گرایی هستند فکر می‌کنند اشخاص دیگر نمی‌توانند کار را به خوبی خودشان پیش ببرند. این ویژگی از موانع رایج تفویض اختیار است که جلوی رشد را می‌گیرد.

سوءمدیریت: گاهی مدیران آنقدر خودشان را غرق کارها می‌کنند که دیگر فرصتی برای تفویض اختیار ندارند. در این صورت لازم است که زمانی برای انتقال بخشی از کار باز کنید.

عدم اعتماد: گاهی مدیران به طور کامل به کارمندان اعتماد ندارند. ترس از اینکه کارکنان کار را به موقع تحویل ندهند یا اشتباه انجام دهند، باعث می‌شود تمام کارها را خودشان بر عهده بگیرند.

فرآیند اشتباه: در مراحل تفویض اختیار گفتیم که فرآیند انتقال باید به درستی انجام شود. نادیده گرفتن این مراحل باعث می‌شود تجربه خوبی از واگذاری نداشته باشید.

نبود نیروی مناسب: ممکن است برای وظیفه‌ای که در نظر دارید، نیرویی با تجربه و تخصص مناسب در سازمان پیدا نکنید.

ترس از دست دادن قدرت: گاهی مدیران حس می‌کنند با دادن اختیار به شخص دیگر، موقعیت خودشان در خطر قرار می‌گیرد.

چطور این موانع را رفع کنیم؟

موارد بالا را به خوبی مرور کنید و سعی کنید نزدیک‌ترین دلیل را شناسایی کنید. بعد از شناخت مانع می‌توانید در جهت رفع آن اقدام کنید. خوشبختانه این مشکلات تا حد زیادی قابل حل هستند. برای نتیجه‌ی بهتر توصیه زیر را بخوانید.

در وهله اول نگرش خودتان را به عنوان مدیر بازنگری کنید. درک کنید که مدیریت یک فرآیند فردی نیست و شما برای رشد و موفقیت سازمان به همکاری نیاز دارید. اگر نیاز به نیروی متخصص و معتمد دارید، برای استخدام کارکنان جدید برنامه‌ریزی کنید. مطمئن شوید که فرآیند تفویض اختیار را به درستی انجام می‌دهید و ابهامی در انتقال وجود ندارد. همچنین اگر درگیر کمال‌گرایی یا کنترل بیش از حد افراد هستید باید روی خودتان کار کنید و برای رفع آن‌ها اقدام کنید. در این راه می‌توانید از مشاور یا منتور کسب‌وکار کمک بگیرید. (پیشنهاد مطالعه: خلاصه کتاب from startup to grown up برای ارتقای مهارت‌های رهبری)

نکته پایانی

در آخر خوب است یک نکته مهم را یادآوری کنیم. درست است که تفویض اختیار یک فرآیند مثبت است و حجم کاری شما را کم می‌کند، اما حواستان باشد که با وجود انتقال اختیارات همچنان این شمایید که نهایتا مسئول موفقیت و شکست کسب‌وکار هستید. پس مطمئن شوید که حتی بعد از تفویض همچنان روی کلیت امور نظارت دارید. و تمام مراحل تفویض اختیار را با دقت انجام دهید.

اگر در راه پیشبرد کسب‌وکارتان به کمک مشاور یا منتور نیاز دارید، تیم متخصص و باتجربه ما در فزایش کنار شما هستند. برای راهنمایی می‌توانید فرم درخواست مشاوره را تکمیل کنید. اگر در موضوع تفویض اختیار تجربه‌ای دارید حتما در بخش کامنت آن را با ما و سایر خوانندگان بلاگ فزایش به اشتراک بگذارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *