مدیریت جلسات و ۷ تکنیک‌ برگزاری جلسه موثر

مدیریت جلسات شرکت

correct icon  برگزاری جلسه یک روش عالی برای افزایش بهره‌وری و هم‌افزایی در سازمان است. با تبادل نظر در جلسات حتی چالشی‌ترین مسائل قابل حل هستند.

  اما چیزی که در عمل اتفاق می‌افتد بسیار متفاوت است! جلسات بی‌فایده و بی‌هدف که فقط زمان و انرژی تیم‌ها را می‌گیرد.

حالا سوال اینجاست که چطور می‌توانیم نهایت بهره را از جلسات ببریم؟ چطور مدیریت جلسات را موثر انجام دهیم؟ و چطور از اتلاف وقت، انرژی و هزینه در سازمان جلوگیری کنیم؟ در این مقاله هرآنچه برای مدیریت جلسات و برگزاری جلسات موثر نیاز دارید را یاد می‌گیرید. با فزایش همراه باشید.


انواع جلسات

بیایید برای شروع انواع جلسات را بشناسیم. نوع جلسات را می‌توان براساس هدف ، دوره تکرار، تعداد اعضا و… طبقه‌بندی کرد. با شناخت هدف انواع جلسه می‌توانید مناسب‌ترین آن را انتخاب کنید.

براساس هدف

حل مساله: در این مدل اعضای مرتبط با مساله، دور هم جمع می‌شوند و در مورد حل بحران، چالش و مشکل صحبت می‌کنند.

تصمیم‌گیری: تصمیم‌گیری در مورد امور سازمان و چیدن استراتژی معمولا بین مدیران برگزار می‌شود.

ایده‌پردازی: در این مدل کارکنان ایده‌ها و پیشنهادات خودشان را در مورد موضوعی مشخص بیان می‌کنند.

گزارش‌دهی: به‌روزرسانی وضعیت، ارزیابی، ارائه بازخورد، و گزارش‌دهی از جلسات رایج در سازمان‌ها هستند. این مدل هم درون تیم‌ها و هم بین مدیران تیم‌ با مدیرعامل برگزار می‌شود.

اطلاع‌رسانی: اگر به عنوان رهبر کسب‌وکار می‌خواهید اطلاعات جدیدی را با تمام کارکنان به اشتراک بگذارید می‌توانید یک گردهمایی با هدف اطلاع‌رسانی تشکیل دهید. موضوع جلسه می‌تواند سیاست‌های جدید، رویکردهای شرکت و اتفاقات مهم باشد.

براساس دوره تکرار

جلسات روزانه: این جلسات به هدف تعامل و گفتگو در تیم‌های چابک برگزار می‌شود. لازم است طول جلسه بسیار کوتاه (حدود ۵ تا نهایتا ۱۵ دقیقه) باشد.

جلسات هفتگی: بهتر است یک روز و ساعت ثابت را برای جلسات هفتگی درنظر بگیرید (حدود ۶۰ الی ۹۰ دقیقه). این جلسات می‌تواند به هدف هم‌افزایی بیشتر و اطلاع‌رسانی بین اعضای تیم برگزار شود.

جلسات فصلی/سالانه: جلسه‌های استراتژیک معمولا به صورت فصلی یا سالانه برگزار می‌شوند.

جلسات مناسبتی: تعدادی دیگر از جلسه‌ها به صورت مناسبتی و پروژه محور برگزار می‌شوند. مثال پروژه محور: تصور کنید دو تیم وظایف و تخصص متفاوتی دارند، اما به واسطه یک پروژه مشترک نیاز دارند اطلاعاتی را با همدیگر به اشتراک بگذارند.

براساس تعداد اعضا

بالای ۱۰۰ نفر:  این نوع جلسات به صورت گردهمایی تشکیل می‌شوند و معمولا فصلی و سالانه هستند. اعضای جلسه معمولا شنونده هستند و هدایت توسط سخنران انجام می‌شود.

۲۰ تا ۵۰ نفر: در این نوع جلسات تعداد اعضا همچنان بالاست و هدف گوش دادن به صحبت‌های سخنران است. اما اعضا هم می‌توانند سوالات، نظرات و گزارش‌های خود را ارائه بدهند.

تا ۱۰ نفر: این جلسات غالبا تیمی برگزار می‌شوند و همه اعضا می‌توانند یه یک اندازه صحبت کنند و مشارکت داشته باشند.

برگزاری جلسات موثر در سازمان


۷ گام تا مدیریت جلسات موفق و اثرگذار

بعد از آشنایی با انواع مدل‌ها، وقت یادگیری مدیریت جلسات است. در این بخش ۷ قدم برای داشتن یک جلسه اثرگذار را معرفی می‌کنیم.

  1. هدف جلسه را مشخص کنید

قبل از هر اقدامی ببینید قرار است از این جلسه چه چیز به‌دست بیاید؟ آیا هدف گزارش‌دهی است یا تصمیم‌گیری در مورد مساله‌ای مشخص؟

نکته اول: اگر جلسه غیرضروری است آن را برگزار نکنید. جلسه‌ای که هدف مبهم دارد فقط وقت شما و سایر اعضا را می‌گیرد. در عوض می‌توانید از ابزاری مثل ایمیل یا تماس تلفنی استفاده کنید.

نکته دوم: بعد از تعیین هدف شفاف و مشخص، آن را به اعضا اطلاع‌رسانی کنید. حتی می‌توانید از قبل در مورد این هدف با اعضا صحبت کوتاهی داشته باشید. این کار کمک می‌کند موضوعات مورد بحث را مشخص کنید.

  1. اعضای جلسه را مشخص کنید

فقط افرادی را دعوت کنید که به موضوع جلسه مرتبط هستند، روی موضوع تاثیر دارند یا از آن تاثیر می‌گیرند. یا افرادی که در مورد این موضوع اطلاعات خوبی دارند و صاحب‌نظر هستند. دعوت کردن افراد غیرمرتبط فقط وقت آن‌ها را می‌گیرد و کیفیت جلسه را پایین می‌آورد.

ایده: برای الهام گرفتن می‌توانید از راهکار «دو پیتزا» جف بزوس استفاده کنید. او یک قانون ساده برای تعداد اعضا دارد “تیم باید به اندازه‌ای باشد که بتوانید با دو پیتزای پپرونی آنها را سیر کنید!” این ترکیب هم بهره‌وری بالایی دارد، هم منجر به تصمیم‌گیری سریع‌تر می‌شود و هم اینکه تمام اعضا می‌توانند ایده‌هایشان را مطرح کنند.

  1. جلسه را برنامه ریزی کنید

در این مرحله باید محل برگزاری جلسه، زمان شروع و پایان، و روش اطلاع‌رسانی را انتخاب کنید. طول جلسه را با توجه به هدف و موضوعات مورد بحث تنظیم کنید (توصیه می‌شود بیشتر از ۶۰ دقیقه نباشد.) نهایتا از روشی مثل ایمیل، دعوت‌نامه حاوی این اطلاعات را برای اعضا ارسال کنید.

نکته: در این مرحله اگر نیاز می‌بینید نقش اعضا را مشخص کنید. چه کسی قرار است ارائه داشته باشد؟ دبیر جلسه چه کسی است؟ و مسئولیت یادداشت‌برداری را کدام شخص به عهده می‌گیرد؟

  1. دستور جلسه را آماده کنید

این قدم اجباری نیست اما استفاده از دستور ‌جلسه بهره‌وری را شدیدا افزایش می‌دهد! دستور جلسه (agenda)  فایلی است که قبل از برگزاری آماده می‌شود. بهتر است سند را از ۲۴ ساعت قبل آماده کنید و در اختیار اعضا قرار دهید. تهیه این فایل مدیریت جلسات را بسیار آسان می‌کند و کمک می‌کند چیزی از قلم نیافتد.

حالا محتویات این فایل چیست؟ مواردی مثل هدف و چارچوب جلسه. موضوعاتی که قرار است مطرح شود. زمانی که قرار است به هر بخش اختصاص داده شود. کارهایی که باید قبل از جلسه انجام شود. شناخت شرکت‌کنندگان جلسه و نقش آن‌ها. و موارد مشابه بر حسب نیاز شما.

در تصویر زیر یک نمونه agenda را برایتان قرار دادیم. توصیه می‌کنیم شما هم فرم مناسب برای شرکت‌تان را طراحی و استفاده کنید.

نمونه فایل دستور جلسه agenda

  1. زمان‌بندی و مدیریت زمان

یکی از شاخص‌های کلیدی جلسه موثر، زمان‌بندی درست است. حتما توجه ویژه به مدیریت زمان داشته باشید و این نکات را درنظر بگیرید:

  • جلسه را سر ساعت شروع کنید و سر ساعت به اتمام برسانید.
  • طول جلسات را کوتاه نگه دارید. تمرکز اعضا بعد از ۶۰ دقیقه کاهش پیدا می‌کند.
  • زمان‌بندی موضوعات جلسه را روی بورد بنویسید و مقابل چشم اعضا قرار دهید.
  • از بحث حاشیه‌ای دوری کنید و وسط جلسه وقفه ایجاد نکنید.
  • به انتخاب ساعت جلسه دقت کنید. مثلا بعد از صرف ناهار میزان تمرکز افراد پایین است.
  1. نحوه مدیریت جلسات در طول آن

جلسه برگزار شده و حالا نحوه هدایت آن است. برای مدیریت و خروجی بهتر این نکات را رعایت کنید: روی موضوع و هدف اصلی متمرکز بمانید. یکی از وظایف شما به عنوان مدیر جهت‌دهی به جلسه است.

دقت کنید که فرصت کافی برای صحبت تمام اعضا را فراهم کنید.  اگر تمام صحبت‌ها و زمان جلسه در اختیار یک نفر باشد، آن جلسه به راحتی از مسیر خارج می‌شود. اعضای کم‌حرف را شناسایی کنید و با طرح سوال آن‌ها را در بحث مشارکت دهید.

اگر تعداد اعضا زیاد است یک نفر را به عنوان دبیر یا تسهیلگر تعیین کنید. این شخص می‌تواند در اداره جلسه و هماهنگی‌های لازم به شما کمک کند. (در جلسات تا ۶ نفر تسهیلگر می‌تواند یکی از اعضا باشد، اما در جلسات بزرگتر شخص جداگانه‌ای را برای این نقش درنظر بگیرید.)

نکته: در صورت نیاز می‌تواند برای جلسات سازمان‌تان آیین‌نامه  یا دستورالعمل مشخص کنید. یک چارچوب که کلیات، تکنولوژی مورد استفاده، نحوه برگزاری و.. را مشخص کند. سپس این آیین‌نامه را به عنوان یک راهنمای کاربردی در اختیار تمام کارکنان قرار دهید.

 

  1. صورت جلسه را فراموش نکنید

آخرین قدم از مهم‌ترین بخش‌های یک جلسه استاندارد است. مستندسازی جلسه و تهیه صورت جلسه (minutes of meeting). این فایل در انتهای جلسه آماده می‌شود و در واقع گزارشی است از آنچه اتفاق افتاده است.

MOM شامل تصمیمات مهم جلسه، اقدامات بعدی و فرد مسئول، و در کل اتفاقات کلیدی جلسه است. سعی کنید گزارش را به همراه تاریخ برگزاری، اعضا، پیوست اسناد و به صورت رسمی تهیه کنید. سپس از تمام اعضا بخواهید آن را امضا کنند. در این صورت یک سند مشخص دارید که قابل پیگیری است. با این سند هم  کسی نمی‌تواند از رای و مسئولیت خودش شانه خالی کند، و هم غایبان جلسه از رویداد و اتفاقات مطلع می‌شوند.

نکته: در نوشتن صورت جلسه نظر شخصی را دخیل نکنید. این فایل باید خنثی باشد و بدون سوگیری فقط آنچه در جلسه اتفاق افتاده را ثبت کند.  معمولا دبیر جلسه تهیه فایل را به عهده دارد و مدیر جلسه آن را به تایید نهایی می‌رساند.

نمونه فایل دستور جلسه mom


مهارت‌هایی که برای مدیریت جلسات لازم دارید

با ارتقا چند مهارت در خودتان می‌توانید جلسات را بهتر مدیریت کنید. یکی از ویژگی‌های مدیر باتجربه قدرت پیشبرد گفتگوهای گروهی است. به این ترتیب می‌توانید بستر درستی برای اشتراک‌گذاری ایده‌ها، بحث و تصمیم‌گیری، حل مسائل و تعریف برنامه‌های عملیاتی فراهم کنید. (توصیه: برای ارتقا مهارت‌های مدیریت خلاصه کتاب from startup to grown up را مطالعه کنید.)

گوش دادن فعالانه

مهارت گوش دادن در هر جایی به دردتان می‌خورد، اما در مدیریت جلسات گروهی اهمیت ویژه‌ای دارد. درست گوش دادن باعث ایجاد ارتباط و درک متقابل می‌شود. در جلسات گروه روی صحبت افراد تمرکز کنید و با زبان بدن، ارتباط چشمی و تایید حرف‌ها توجه خودتان را به شخص مقابل نشان دهید.

یکی از بخش‌های مهم گوش دادن فعالانه سوال پرسیدن است. این کار هم توجه شما را نشان می‌دهد و هم کمک می‌کند خودتان درک و جمع‌بندی بهتری از موضوع داشته باشید. به صحبت‌های طرف مقابل کامل گوش دهید و تا مساله تمام نشده مساله جدیدی را باز نکنید. می‌توانید در حین گوش دادن از کلمات کوتاهی مثل «موافقم»، «درسته»، «دقیقا» و… استفاده کنید.

حل تعارض

اختلاف نظر در گروه‌ها طبیعی است. شما به عنوان مدیر نقش مهمی برای حل تعارضات به عهده دارید. با این مهارت می‌توانید آثار منفی اختلاف را کاهش دهید و بخش مثبت آن را تقویت کنید. برای کسب این مهارت روی تکنیک‌های گفتگوی موثر، توجه به موقعیت، مذاکره و تفکر خلاق کار کنید.

تلاش کنید طرفین درگیری را با صحبت و مذاکره به یک راه حل قابل قبول هدایت کنید. از طرفی رابطه دوستانه طرفین را حفظ کنید و از سوگیری خودداری کنید تا بین اعضا رقابت منفی ایجاد نشود.

نحوه بازخورد دادن

در یک جلسه شما انواع ایده و نظر و گزارش از اعضای تیم دریافت می‌کنید. اینجاست که مهارت بازخورد دادن کمکتان می‌کند. برای فیدبک دادن از پرداختن به گذشته و مسائل منفی خودداری کنید. فقط و فقط آن چیزی که مشاهده می‌کند را به شخص بیان کنید و نظرتان را روی مساله ابراز کنید.

در مرحله بعد به طور دقیق مشخص کنید که مشکل کجاست؟ و چه انتظاری از شخص دارید؟ در مرحله آخر هم به نتیجه‌گیری اشاره کنید. اینکه با اصلاح روند قرار است چه نتایجی حاصل شود.

با این بازخورد هر دوی شما به فهم مشترکی خواهید رسید و اقدامات لازم برای حل مشکل مشخص می‌شود. این تکنیک برگرفته از مدل DESC است که پروسه فیدبک دادن درست را نشان می‌دهد.

بازخوردن دادن صحیح مدیران با مدل desc

مشورت و همفکری

اگر قرار بود به‌تنهایی کار را پیش ببرید که تشکیل جلسه معنایی نداشت. پس برای استفاده موثر از جلسات لازم است روی توانایی مشورت و همفکری کار کنید. تلاش کنید بی‌طرف باشید و افراد را به جهت خاصی هدایت نکنید. فقط در این صورت است که می‌توانید نظرات واقعی و متنوع را از اعضای تیم دریافت کنید. قبل از تصمیم نهایی تمام این نظرات را بدون پیش‌زمینه ذهنی بررسی کنید.

هدایت و جهت‌دهی به گفتگو

به عنوان مدیر انگیزه‌بخش باشید و تلاش کنید همه حاضرین را به مشارکت دعوت کنید. سعی کنید تمرکز افراد را حفظ کنید و از یک موضوع به موضوع دیگه نپرید. در حین جلسه هرجا که نیاز است طرح سوال انجام بدهید. سوال پرسیدن یا جویا شدن نظر افراد گره‌ها را باز می‌کند و اطلاعات بیشتری از موضوع فراهم می‌کند.

در حین جلسه اگر نیاز است سرپا بایستید یا از انواع فایل، پاورپوینت و داده برای جذب توجه بیشتر استفاده کنید. نهایتا اینکه بعد از اتمام جلسه نتایج را پشت گوش نیاندازید و برای عملیاتی کردن آنها پیگیر باشید.


معرفی ۲ تکنیک برای برگزاری جلسات خلاقانه

این روزها برای هر کاری انواع مدل و تکنیک پیدا می‌شود. مدیریت جلسات سازمان هم از این قاعده مستثنی نیستند. با یک سرچ ساده می‌توانید به  تکنیک‌های مختلفی برسید.

توصیه ما این است که به اصل مطلب بچسبید و تیم را با انواع مدل و روش سردرگم نکنید. به همین خاطر در اینجا فقط به دو مورد اکتفا می‌کنیم و دو تکنیک شناخته شده برای برگزاری جلسات را توضیح می‌دهیم.

تکنیک شش کلاه (six thinking hats)

اگر به خلاقیت نیاز دارید و از طرفی می‌خواهید یک موضوع را همه‌جانبه بررسی کنید این تکنیک کمک‌تان می‌کند. شش کلاه روشی است که توسط ادوارد دوبونو معرفی شده. در این روش هر رنگ کلاه بیانگر یک نوع تفکر است، و موضوع جلسه توسط شش نوع نگرش بررسی می‌شود.

  • رنگ سفید: خصوصیت این کلاه خنثی و بی‌طرف بودن است. در این نقش شخص باید احساسات خودش را وارد موضوع نکند و به‌صورت بی‌طرفانه فقط واقعیت و داده‌ها را درنظر بگیرد.
  • رنگ قرمز: این رنگ متکی به احساسات است و شامل حس‌هایی مثل شور، هیجان و خشم می‌شود. کلاه قرمز کاری با حقایق ندارد و به صورت هیجانی و غیراستدلالی موضوع را بیان می‌کند.
  • رنگ سیاه: کلاه سیاه منفی‌نگر است و روی نظرات منطقی اما منفی تمرکز دارد. در این نقش شخص وظیفه دارد جنبه بدبینانه موضوع را بیان کند و دلایل عدم موفقیت را شرح دهد.
  • رنگ زرد: این کلاه شخصیتی مثبت، سازنده و خوشبین دارد. شخصی که کلاه زرد را به سر می‌گذارد باید جنبه‌های مثبت موضوع را مورد بررسی قرار بدهد.
  • رنگ سبز: کلاه سبز نماینده تفکر خلاق است. شخصی که این کلاه را به سر می‌گذارد از نظرات کهنه و تکراری دوری می‌کند. و در عوض تغییر، تحول و ایده‌های خلاقانه را مطرح می‌کند.
  • رنگ آبی: کلاه آبی تقریبا دبیر جلسه است. او فقط درباره موضوع نظر نمی‌دهد. بلکه روی تفکرات و نظرات سایر کلاه‌ها متمرکز است. کلاه آبی وظیفه ارزیابی، ساماندهی و کنترل تفکرات را دارد.
تکنیک 6 کلاه برای جلسات کاری
تکنیک شش کلاه کمک می‌کند بدون پیش‌داوری بتوانیم با نگرش‌های مختلف روی موضوعات بحث کنیم و ایده بدهیم.

تکنیک طوفان فکری (Brainstorming)

احتمالا تجربه استفاده از این تکنیک را دارید، یا حداقل نام آن به گوش‌تان خورده باشد. طوفان فکری یک تکنیک قدیمی و رایج است که سالهاست در شرکت‌ها استفاده می‌شود. از این روش می‌توانید برای پیدا کردن ایده و راه‌حل‌های خلاقانه استفاده کنید. کافی است مراحل زیر را انجام بدهید.

آماده‌سازی گروه: ابتدا تیم را شکل بدهید. تلاش کنید اعضای جلسه شخصیت‌های متفاوتی داشته باشند و حتی از حوزه‌ها و تخصص‌های مختلف سازمان دعوت کنید. این تکنیک می‌تواند انفرادی هم اجرا شود. اما معمولا ۳ تا ۸ نفر تعداد مناسبی است.

بیان مساله: مساله و هدف جلسه را بیان کنید. مساله شما همان موضوعی است که می‌خواهید برای آن به راه‌حل برسید. و هدف جلسه این است که تا می‌توانید به ایده‌های مختلف برسید. مهم نیست اگر این ایده‌ها عملی نباشند یا جالب به‌نظر نرسند. قرار است بدون محدودیت فقط ایده بدهیم.

برگزاری جلسه: از افراد حاضر بخواهید که تمام ایده‌هایشان را روی کاغذ بنویسند. در ادامه زمان کافی برای بیان ایده‌های هر فرد درنظر بگیرید. حدود ۲۰ دقیقه را به این بخش اختصاص دهید. بعد از ارائه فردی وقت بحث گروهی است (حدود ۳۰ دقیقه یا طبق نیاز شما). تلاش کنید به ایده‌ها پروبال بدهید و از ترکیب ایده‌ها، یا پیاده کردن یک ایده در بستر ایده دیگر استفاده کنید.


جمع‌بندی

خیلی از افراد معتقدند جلسات فقط زمان و انرژی را هدر می‌دهد. اما جلسه می‌تواند ابزار بسیار ارزشمندی در سازمان باشد؛ نحوه برگزاری و مدیریت جلسات است که خروجی آن را مشخص می‌کند. با رعایت مطالب و تکنیک‌های این مقاله می‌توانید جلسات مفید و موثری را در سازمان پیاده‌سازی کنید و تاثیر مثبت آن را روی کسب‌وکار ببینید. برای مدیریت بهتر در سایر موضوعات سازمان می‌توانید مقاله ۲۰ مهارت برای مدیران در سال ۲۰۲۲ را مطالعه کنید.

در صورتی که برای مشاوره تخصصی کسب‌وکار به کمک نیاز داشتید، مشاوران با تجربه ما در فزایش آماده کمک به شما هستند. نهایتا اینکه خوشحال می‌شویم نظرات، تکنیک‌ها و تجربیات شما را از برگزاری جلسات در شرکت بدانیم.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *