هر ساله شرکت‌ها و کارکنان بیشتری به سمت دورکاری می‌روند. مخصوصا بعد از همه‌گیری کرونا تغییر از کار حضوری به کار ریموت جهش زیادی پیدا کرد. همه می‌دانیم که تطابق با شرایط جدید زمان‌بر است و نیاز به آموزش دارد. اما خوشبختانه دورکاری آنقدرها پیچیده نیست. در واقع شما با یادگیری یک سری تکنیک مدیریت دورکاری می‌توانید بازده کاری را به طور قابل توجهی بالا ببرید. در مقاله امروز برای صحبت از همین نکات اینجا هستیم.
دورکاری در دنیای امروزی کسب‌وکارها یک ضرورت است و باید به عنوان مدیر چالش‌ها و تکنیک‌های آن را بدانید. شاید همین حالا کارمندان دورکار دارید و شاید هم در آینده با این مدل همکاری مواجه شوید. در هر صورت با چند نکته ساده و کاربردی برای مدیریت دورکاری همراه ما باشید.
مدیریت کردن تیم دورکار چه چالش‌هایی دارد؟
مدیران برای شروع باید چالش‌های دورکاری را تشخیص بدهند و درک کنند. مواردی که ممکن است کار از راه دور را سخت کند. مثلا شاید کارمندان شما بازدهی بالایی هم داشته باشند، ولی چالشی مثل نبودن آموزش کافی بازدهی تیم را کم کند. چالش‌های رایج در تیم دورکار به شرح زیر هستند:
- مشکل در تعاملات بین اعضای تیم
- ارتباط کارمندان با ماموریت و چشم‌انداز شرکت
- دسترسی سخت‌تر به اطلاعات
- وجود عوامل حواس‌پرتی در خانه
- نظارت غیرحضوری روی روند کارها
تمام موارد بالا بعد از تشخیص، تا حدی زیادی قابل حل شدن هستند. کافی است به عنوان مدیر نکات زیر را در نظر بگیرید.
مدیران چطور می‌توانند تیم دورکار را بهتر هدایت کنند؟ ۱۰ نکته
کار ریموت چالش‌برانگیز است درست! اما از طرفی میانبرهای سریع و کم‌هزینه‌ای برای تسهیل دارد. نکات زیر تجربه مدیرانی است که در رهبری تیم دورکار موفق عمل کرده‌اند.
-
برای شروع روز کاری برنامه‌ریزی کنید
ممکن است در طول روز کاری نتوانید ارتباط مداوم با تک تک اعضای تیم برقرار کنید. بنابراین توصیه می‌شود هماهنگی‌ها را در اول روز انجام دهید. این هماهنگی می‌تواند به صورت یک ویدئو کنفرانس کوتاه باشد. به این ترتیب اطلاعات موردنظر، راهنمایی‌ها، نحوه انجام کارها، ددلاین و… با همکاران چک می‌شود.
همین کار ساده یک ساختار سازماندهی شده برای روز کاری ایجاد می‌کند. و دیگر نیازی نیست در طول روز درگیر تماس و پیام‌های تک به تک با کارکنان شوید. توصیه می‌کنیم مقاله ۷ تکنیک برگزاری جلسات موثر را هم مطالعه کنید.
-
ارتباطات را مدیریت کنید
ارتباطات یکی از مهم‌ترین جنبه‌های کار ریموت است که باید مدیریت کنید. با حذف صحبت چهره به چهره، لازم است سازوکار جایگزینی درنظر داشته باشید. بهتر است روزها و ساعت‌های گفتگوی تیمی را از قبل مشخص کنید. می‌توانید برای برگزاری جلسات ویدئویی و ارتباطات متنی از ابزارهای مختلف استفاده کنید.
گفتگو و جلسات را فقط به صحبت در مورد پروژه اختصاص ندهید. بهتر است هر از گاهی جلسات صحبت آزاد هم داشته باشید و از دغدغه‌ها، پیشنهادات، بازخوردها و مسائل جاری بگویید.
مطالعه بیشتر: راهنمای فیدبک دادن برای مدیران
-
از نعمت تکنولوژی بهره ببرید!
تحول دیجیتال فرصت‌های جدیدی را پیش روی همه ما گذاشته، از آن غافل نشوید! ابزارهایی مثل زوم، گوگل میت، تیمز ماکروسافت، گوگل هنگ‌اوت و… پلتفرم‌های فوق‌العاده‌ای برای سازمان هستند. با کمک این پلتفرم‌ها می‌توانند هم تعامل بین اعضا را حفظ کنید، و هم برای پیشبرد پروژه‌ها برنامه‌ریزی کنید.
-
دستورالعمل و قوانین ساده وضع کنید
داشتن دستورالعمل برای یکپارچگی و حذف سوءتفاهم‌ها عالی عمل می‌کند. کار ریموت زمانی کارآمد و رضایت‌بخش می‌شود که تمام اعضا درک مشترکی از نحوه انجام کارها داشته باشند. برای مدیریت دورکاری دستورالعمل را طبق نیازهای تیم خودتان بچینید.
مواردی از این قبیل که ساعات کاری ثابت است یا شناور، برای چه مسائلی جلسه تشکیل می‌دهید و کدام موارد را با ایمیل پیش می‌برید، فرآیند انجام تسک‌ها به چه صورت است، برای موارد اضطراری چطور با همدیگر ارتباط بگیرید و… بعد از تنظیم دستورالعمل، آن را با تمام اعضای تیم مرور کنید و فایل را به اشتراک بگذارید.
-
انتظارات خود را شفاف کنید
وقتی اعضای تیم در یک فضای مشترک کار می‌کنند، ناخودآگاه همسویی بیشتر است. لازم است در مدیریت تیم دورکار، انتظارات خود را شفاف کنید. مثلا شاید کارمند A دارد در این هفته انرژی بیشتری را صرف یکی از تسک‌ها می‌کند، اما اولویت شما تسک دیگری است. برای اطمینان از همسویی اعضای تیم، انتظارات واضحی را تعیین کنید و آن‌ها را به اطلاع همه برسانید.
-
روی نتایج تمرکز کنید
مدیریت دقیق و جزئی تمام افراد در دورکاری ممکن نیست (که اتفاق خوبی هم هست!) شما نیازی نیست روی امور خرد و نحوه دقیق انجام وظایف اعضا تمرکز کنید. در عوض بهتر است برنامه اجرایی و انتظارات را بیان کنید، و از اینجای کار دیگر روی نتایج تمرکز کنید. همین کار ساده خلاقیت و توانمدی کارکنان را بالاتر می‌برد، و انعطاف‌پذیری برنامه و رضایت او را به همراه دارد. از طرفی زمان خودتان بهتر مدیریت می‌شود و دیگر درگیر مسائل جزئی و کم‌اهمیت نمی‌شوید.
-
اهداف و چشم‌انداز سازمان را بیان کنید
هدف مشترک چیزی است که اعضای سازمان را به همدیگر گره می‌زند. به عنوان مدیر از شفاف‌سازی اهداف و بیان چشم‌اندازها غافل نشوید. کارکنان وقتی چرایی کار را بدانند، ارتباط عمیق‌تری با آن برقرار می‌کنند. به علاوه این مساله کمک می‌کند تک تک اعضا نقش و سهم خودشان را در رسیدن به موفقیت سازمان درک کنند. ایجاد این همدلی و اعتماد، زیربنای محکمی برای فعالیت در شرایط دورکاری است.
-
منابع و ابزار موردنیاز را تامین کنید
هیچ فرمانده‌ای سربازان خودش را بدون آموزش، منابع و ابزار به میدان نبرد نمی‌فرستند. رهبری سازمان هم از این قاعده مستثنی نیست. حتما به فکر بخش آموزشی، تامین منابع و اطلاعات، و همچنین ابزار و تجهیزات کاری باشید. ابزار رایج دورکاری لپ‌تاپ، وای‌فای، هدست و وبکم هستند.
-
اعضا را به تفریحات و رویدادها تشویق کنید
با انجام یک سری کارهای ساده رابطه بین همکاران دوستانه‌تر می‌شود. مثلا برنامه‌های تولد مجازی، جشن گرفتن موفقیت‌ها، پیتزاخوری مجازی، جلسات آشنایی با عضو جدید تیم و… شاید این رویدادها ضروری بنظر نرسند، اما تحقیقات نشان داده که در طولانی مدت تاثیر مثبتی در تیم ایجاد می‌کنند.
حواستان باشد در برنامه‌ریزی این نوع جلسات زیاده‌روی نکنید. قرار نیست خوش‌گذرانی بین همکاران تبدیل به یک وظیفه و کار اجباری شود. همچنین خوب است اگر هر از گاهی (حداقل سالی یک بار) رویداد حضوری و دیدار چهره به چهره داشته باشید.
-
انعطاف پذیر باشید
اگر بخواهیم روراست باشیم در کار ریموت شرایط ۱۰۰% قابل کنترل نیست. هر یک از اعضای تیم شما در خانه متفاوتی کار می‌کند، خانواده خودش را دارد، و عوامل فیزیکی و محیطی او منحصربه‌فرد است. بنابراین لازم است شرایط هر کارمند را درک کنید و انعطاف نشان دهید.
نگران نباشید حتی بحران‌های جهانی و همه‌گیری و طوفان‌ها قابل کنترل هستند! پس مدیریت تیم دورکار آنقدرها هم پیچیده نیست. کافی است در کنار نکات قبلی، کمی انعطاف‌پذیری و همدلی را چاشنی کار کنید.
ابزارهایی که برای مدیریت دورکاری به کمک‌تان می‌آیند
فناوری جدید ابزارهای مختلفی را برای بهبود تجربه دورکاری فراهم کرده است. شما می‌توانید طبق نیازتان از انواع پیام‌رسان، برنامه‌های مدیریت پروژه، پلتفرم‌های جلسه آنلاین و… استفاده کنید. در این بخش چند ابزار کاربردی و رایج را معرفی می‌کنیم:
مدیریت پروژه
ترلو: از Trello می‌توانید برای برنامه‌ریزی، مدیریت پروژه، سازماندهی تسک‌ها و ددلاین‌ها و… استفاده کنید. چارچوب این پلتفرم با بردها و کارت‌ها است و کاربری ساده‌ای دارد.
آسانا: نرم‌افزار Asana برای مدیریت تسک‌ها و گردش کاری عالی است. این نرم‌افزار شناخته شده در بسیاری از شرکت‌های دنیا استفاده می‌شود.
تسکولو: taskulu بستر آنلاینی برای مدیریت پروژه‌های کوچک و بزرگ است. گزارش روزانه، دسته‌بندی، ددلاین، ارتباطات تیمی، برچسب‌گذاری و سیستم یادآور از امکانات این برنامه هستند.
جلسات آنلاین
مایکروسافت تیمز: Teams یک نرم‌افزار همه‌جانبه برای سازمان است. شما می‌توانید انواع تماس صوتی، جلسات تصویری، پیام‌رسانی و ارتباطات درون سازمانی، ایجاد گروه‌ها و کانال‌های تیمی، اشتراک‌گذاری اسناد و… را با تیمز پیش ببرید.
اسکایپ/ گوگل میت: دو پیشنهاد دیگر برای تشکیل جلسات مجازی skype و google meet هستند. هر دو برنامه می‌توانند جلسات گروهی با کیفیت بالا را برای تیم‌ها فراهم کنند.
چت سازمانی و تخته وایت‌برد
اسلک: slack یک ابزار تعامل و همکاری تیمی است. پیام‌رسانی داخل سازمان، ایجاد گروه‌ها و کانال‌ها، اشتراک‌گذاری فایل‌ها از امکانات ساده و کاربردی این برنامه هستند.
میرو: اگر به پلتفرم تخته سفید آنلاین نیاز دارید می‌توانید روی Miro حساب کنید. این برنامه برای تقویت کار گروهی، ایده‌پردازی و تعریف پروژه به دردتان می‌خورد.
پیشنهاد مطالعه: برای آشنایی با ۲۰ ابزار دورکاری سری به مقاله بهترین ابزارهای دورکاری بزنید.
چطور در کار ریموت تجربه تیم را بهبود بدهیم
یک جنبه دیگر از مدیریت دورکاری بهبود تجربه افراد تیم است. مثلا می‌توانید در کنار جلسات تیمی، به صورت دوره‌ای جلسات فردی با اعضای تیم داشته باشید. به این صورت هم می‌توانید ارتباط با کارمندتان را حفظ کنید، و هم اگر مشکلی وجود دارد سریع‌تر از آن آگاه شوید. به علاوه گفتگوهای فردی کمک می‌کند شخص مقابل احساس ارزشمندی داشته باشد و فکر نکند که توسط مدیر دیده نمی‌شود.
تلاش کنید در این گفتگوها زمان کوتاهی برای بحث غیرکاری هم در نظر بگیرید. با کارمندتان گپ بزنید و احوالاتش را بپرسید، نظرات و پیشنهاداتش را جویا شوید، بپرسید به چیزی احتیاج دارد یا نه؟… توجه کنید که دسترسی کمتر به مدیر یکی از چالش‌های کار ریموت است. با همین گفتگوها می‌توانید این مساله را حل کنید.
در آخر توصیه می‌کنیم برای درگیر نگه داشتن و مشتاق بودن آن‌ها برنامه ریزی کنید. می‌توانید این پروژه را به منابع انسانی سازمان بسپارید. آن‌ها می‌توانند نظرسنجی‌های دوره‌ای از کارکنان، بررسی رضایت و دغدغه‌های آن‌ها، و راهکارهای اجرایی را به کار بگیرند.
نکات استخدام کارکنان دورکار
بد نیست برای جمع‌بندی بحث مدیریت دورکاری نگاهی به استخدام هم بیاندازیم. بخشی از روش‌های سنتی استخدام حضوری، در شرایط ریموت کارآمد نیستند. بهتر است برای مصاحبه و انتخاب عضو جدید تیم، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- هنگام مصاحبه معیارهای اعتماد و انگیزه شخص را بررسی کنید
- انگیزه‌های او برای کار کردن به صورت ریموت را بپرسید
- در صورت امکان نظر کارفرماهای قبلی را بررسی کنید
- شبکه‌های اجتماعی او را بررسی کنید
- در مورد مدیریت زمان، انضباط فردی از او سوال بپرسید (مثلا: یک روز کاری پرفشار را چطور می‌گذارند؟)
و در آخر…
توصیه‌ی آخر اینکه سعی کنید به جای مدیر، مثل یک منتور و مربی عمل کنید. اعضای تیم را راهنمایی کنید و به توانایی آن‌ها اعتماد داشته باشید. شرایط کاری ریموت با مدیریت خرد (micromanagement) و کنترل بیش از حد دشوار می‌شود. در عوض به کار بردن ابتکارات جدید، توانمدسازی اعضا و اعتمادسازی، تمام سازمان را منتفع می‌کند. (توصیه: مقاله ۲۰ مهارت مهم برای مدیران در سال ۲۰۲۲)
اگر تجربه‌ای در مدیریت دورکاری دارید حتما در بخش کامنت برای ما و سایر خوانندگان وبلاگ فزایش بنویسید.
