راهنمای کامل برنامه‌ریزی در سازمان؛ روش کلاسیک و مدرن

برای برنامه‌ریزی به اندازه کتاب‌های مدیریت و رهبری تعاریف مختلف وجود دارد! در این مقاله قرار نیست سر شما را با تعاریف و تئوری‌ها درد بیاوریم. بلکه می‌خواهیم یکراست برویم سر اصل مطلب و روش‌های رایج و کاربردی برنامه ریزی در سازمان را معرفی کنیم. تا بتوانید با توجه به شرایط کسب‌وکارتان یکی از این روش‌ها را استفاده کنید. با فزایش همراه باشید.

مفهوم برنامه ریزی سازمانی

وقتی چرایی موضوع را بدانیم، ابزار و روش‌ها را بهتر درک می‌کنیم. پس اول ببینیم برنامه ریزی در سازمان چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ یک نقشه را تصور کنید. شرکت شما در حال حاضر روی نقطه مبدا قرار دارد. هدف این است که به نقطه مقصد B برسیم. راهی که مبدا را به مقصد می‌رساند همان برنامه‌ریزی شماست. پس می‌توان گفت:

برنامه‌ریزی در سازمان یعنی تحلیل وضعیت فعلی، مشخص کردن اهداف، و تعیین برنامه و وظایف و اقدامات لازم برای رسیدن به این هدف. در واقع برنامه مشخص می‌کند که چه کاری، چگونه و در چه مدت زمانی باید انجام شود. به علاوه اینکه کار وظیفه کدام تیم یا کدام شخص است.

برنامه ریزی در سازمان چطور به شما کمک می‌کند؟

این روزها مدیریت و پیشبرد کسب‌وکار آنقدر پیچیده است که یک سازمان بدون برنامه ریزی احتمال شکست بالایی دارد. پس در لزوم برنامه شکی نیست! در این بخش مرور کوتاهی روی اهداف و مزایای برنامه‌ریزی داریم:

• برنامه‌ریزی در سازمان کمک می‌کند گام‌های معقول برای تحقق هدف در نظر بگیرید و در مسیر استمرار داشته باشید.
• نگاه برنامه‌ریزی به سمت آینده است و تحقق اهداف سازمانی و تیمی را ممکن می‌کند
• ابزارهای لازم برای طی کردن مراحل مختلف، و همچنین کنترل مراحل را در اختیارتان قرار می‌دهد.
• کمک می‌کند روی دستیابی به اهداف متمرکز شوید و از مسیر اصلی منحرف نشوید.
• عملیات را بهینه می‌کند و در نتیجه برای سازمان منفعت اقتصادی دارد.
• وقتی کل تیم‌ها روی تحقق هدف شرکت تمرکز می‌کنند، همکاری و هماهنگی بین آن‌ها بیشتر می‌شود.
• با برنامه ریزی در سازمان رقابت منفی بین تیم‌ها کم می‌شود و از انجام کارهای تکراری جلوگیری می‌شود.

 

معرفی دو روش رایج برای برنامه‌ریزی در سازمان

تا اینجا کمی با مفهوم و فایده برنامه‌ریزی در سازمان آشنا شدیم. در این بخش روش‌ها و ابزار برنامه‌ریزی را یاد می‌گیریم تا به صورت کاربردی آن را پیاده‌سازی کنیم. (برای اینکه تشخیص دهید استارتاپ شما در چه مرحله‌ای از رشد قرار دارد مقاله چرخه عمر کسب‌وکار را مطالعه کنید.)

برنامه ریزی کلاسیک یا MBO

Management By Objective یک رویکرد کلاسیک برای برنامه‌ریزی در سازمان است. این رویکرد استراتژیک در دهه ۱۹۵۰ توسط پیتر دراکر معرفی شد. هدف MBO این است که فعالیت‌ تمام واحدها با هدف اصلی شرکت هم‌راستا شود. این روش هدف‌گرا است و عملکرد با نتایج مشخص سنجیده می‌شود. در مورد سلسله مراتب باید بدانید که هدف ابتدا در سطح بالای مدیریت تعیین می‌شود، و در ادامه به سطوح پایین‌تر خرد می‌شود. تا جایی که به کوچکترین واحد شرکت برسد.

مزایا

• با ایجاد هماهنگی بین اهداف خرد و کلان عملکرد سازمانی را بهبود می‌بخشد.
• باعث شفافیت در سازمان می‌شود و ارزیابی و کنترل وضعیت را ساده‌تر می‌کند.
• با مشارکت تمام واحدها، انگیزه و تعهد افراد افزایش پیدا می‌کند.
• تعیین در سطوح مختلف کمک می‌کنند همگی مسئولیت و نقش خود را بدانند.
• سردرگمی را کاهش می‌دهد و باعث افزایش رضایت شغلی می‌شود.

معایب

• وقتی تنها مساله مهم هدف باشد ممکن است افراد راه‌های غلط و میانبر را برای تحقق هدف انتخاب کنند.
• ممکن است به مواردی مثل فرهنگ سازمانی که هدف اصلی نیستند بی‌توجهی شود.
• فشار بالای تحقق هدف گاهی باعث خلا نوآوری و کیفیت کار می‌‎شود.
• بازه زمانی در برنامه‌ریزی کلاسیک بالا است (معمولا ۱ ساله) و چابکی کمی دارد.

چطور برای استارتاپ‌مان برنامه‌ریزی کلاسیک انجام بدهیم؟

برای پیاده‌سازی برنامه ریزی در سازمان به صورت کلاسیک می‌توانید مراحل زیر را طی کنید. حواستان باشد بعد از انجام تمام این مراحل بازخورد گرفتن را فراموش نکنید. نتایج این برنامه‌ریزی باید دقیق و منظم ارزیابی شوند. می‌توانید دوره‌های ارزیابی ماهانه، سه ماهه یا شش ماهه داشته باشید. پیشنهاد می‌کنیم بین مدیران و کارکنان جلسات ثابتی را برای بررسی پیشرفت برنامه داشته باشید.

برنامه استراتژیک

در مرحله اول باید هدف راهبردی و بلند‌مدت شرکت تعیین شود. این مرحله تصویر کلان شرکت را می‌سازد و لازم است با چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌های سازمان همخوانی داشته باشد. این سطح توسط مدیران ارشد برنامه‌ریزی می‌شود. و نیاز است تجزیه و تحلیل کاملی در رابطه با آن صورت بگیرد. بهتر است از تمام داده‌های شرکت ،ابزارهایی مثل SWOT و… استفاده کنید و درک و تحلیل درستی از درون و بیرون سازمان داشته باشید. برنامه استراتژیک طولانی‌مدت است و گاها تا ۵ سال را دربرمی‌گیرد.

برنامه‌ریزی تاکتیکی

در این مرحله باید نحوه تحقق برنامه استراتژیک را توصیف کنید. یک برنامه درست تاکتیکی جواب این سوالات را در دل خودش دارد: چه اقداماتی باید انجام دهیم؟ نتیجه اقدامات چه خواهد بود؟ چه شرایطی را باید برای انجام دادن این اقدامات فراهم کنیم؟
برنامه‌های تاکتیکی معمولا در بازه ۱ ساله تنظیم می‌شود. این برنامه ممکن است در سطح مدیران ارشد یا مدیران میانی تنظیم شود. و شامل چندین هدف کوتاه مدت است. مواردی مثل بودجه‌بندی، کمپین‌ها، نحوه استفاده از منابع و… می‌تواند در این سطح قرار بگیرد.

برنامه‌ریزی عملیاتی

این برنامه برای به اجرا در آوردن دو سطح بالا تنظیم می‌شود. عملیات شامل مواردی است که باید به صورت روزانه و مداوم انجام شوند. این بخش وظایف مربوط به برنامه تاکتیکی را مشخص می‌کند. از طرفی ممکن است به موضوعاتی مثل خط مشی، قوانین و استانداردها هم اشاره کند.

برنامه‌ریزی احتمالی

این بخش مثل یک بکاپ عمل می‌کند! در واقع باید برای احتمالاتی مثل بحران و موارد پیش‌بینی نشده برنامه‌ریزی کنید. ابتدا باید احتمالات مختلف و حوادثی که روی سازمان شما تاثیر منفی می‌گذارند را شناسایی کنید. در ادامه سعی کنید برای هر کدام از این سناریوها اقدام درست را طراحی کنید.
این برنامه می‌تواند دستورالعمل پاسخگویی به بلایای طبیعی را مشخص کند. ممکن است برای خروج ناگهانی یکی از مدیران کلیدی برنامه اضطراری پیشنهاد بدهد. ممکن است در مورد قطع شدن نرم‌افزار یا سایت برنامه‌ریزی کند. در مورد مقابله با رقیبان احتمالی رویکرد درست را تنظیم کند و هر موردی که از عوامل درونی و بیرونی سازمان شما است و امکان وقوع دارد.

ارزیابی، بهبود و بازخورد

همان‌طور که بالاتر اشاره کردیم هیچ برنامه‌ریزی بدون ارزیابی و بازخورد کامل نمی‌شود. چرخه مشخصی برای ارزیابی در شرکت داشته باشید. مثلا می‌توانید ارزیابی ماهانه را در سطح مدیران میانی و کارمندان هر تیم درنظر بگیرید. و ارزیابی سه یا شش ماهه را در سطوح بالاتر. توصیه می‌کنیم با هماهنگی تیم منابع انسانی برنامه‌ای برای پاداش و تشویق یا نحوه دادن فیدبک منفی داشته باشید.

برنامه ریزی مدرن یا OKR

OKR یا Objective & Key Results یک روش برنامه‌ریزی مدرن و چابک است. امروزه‌ شرکت‎‌های بزرگی مثل گوگل، توئیتر، لینکدین، اوبر و… از این روش برای مدیریت اهدافشان استفاده می‌کنند. عمکرد کلی OKR به این صورت است که: سازمان، دپارتمان، تیم‌ها و کارکنان را به هم متصل می‌کند. و میزان دسترسی به اهدافشان را با پارامترهای کمی و گاها کیفی اندازه‌گیری می‌کند. این سیستم کمک می‌کند تا تمام افراد از جایگاه و نقش خودشان آگاه باشند، و با تمرکز کامل به انجام تسک‌ها مشغول شوند. نهایتا از کنار هم قرار گرفتن تسک تک‌تک افراد و تیم‌ها، هدف اصلی شرکت محقق می‌شود.

مزایا

• یک نظام فکری درست و دقیق در سازمان ایجاد می‌کند.
• در هر لحظه امکان اندازه‌گیری و مشاهده پیشرفت اهداف را فراهم می‌کند.
• فعالیت تمام تیم‌ها در سطح شرکت را متمرکز می‌کند.
• روش چابک، مدرن و خلاقانه‌ای برای برنامه‌ریزی سازمان است.
• قابلیت تنظیم مجدد یا تطبیق را دارد.

معایب

• تمرکز روی اهداف و وظایف باعث می‌شود خلاقیت و ایده‌های جانبی از بین بروند.
• تمرکز روی سودهای کوتاه مدت ممکن است به چشم‌انداز بلند مدت آسیب بزند.
• با تسک و وظایف متعدد برای هر فرد، فرصت یادگیری کمی برای آن‌ها باقی می‌ماند.

چطور برای استارتاپ‌مان OKR تنظیم کنیم؟

اهداف (objectives)

اهدافی که می‌خواهید برای موفقیت سازمان داشته باشید را تعیین کنید. این اهداف باید در عین بلندپروازانه بودن، معقول و قابل اجرا باشند. در این روش ۳ الی ۵ هدف اصلی برای کل سازمان درنظر گرفته می‌شود. بازه زمانی نیز مشخص است و معمولا در قالب فصلی (۳ ماهه) تنظیم می‌شود. این مرحله قرار نیست شامل جزئیات باشد، بلکه تمرکز و اولویت اصلی را مشخص می‌کند. اهداف در راستای هدف کلان شرکت هستند و در سطح بالای مدیریت انتخاب می‌شوند.

نتایج کلیدی (key results)

بعد از مشخص شدن اهداف نوبت نتایج کلیدی است. در این مرحله ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی برای هر هدف مشخص می‌شود. نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری، دقیق و قابل دستیابی باشند. با تحقق نتایج کلیدی در هر تیم، اهداف اصلی محقق می‌شوند. همچنین با استفاده از رصد نتایج کلیدی می‌توانید مراحل پیشرفت کار را بسنجید.

برنامه ریزی تیمی

بعد از اینکه OKR تعیین شد هر تیم برای به انجام رساندن وظایف برنامه‌ریزی می‌کند. تیم باید بتواند از منابع و افراد استفاده کند و تا پایان دوره ۳ ماهه Key result ها را تکمیل کند. از این طریق تسک هر کدام از افراد گروه در کوچکترین سطح سازمان مشخص می‌شود. البته قابل ذکر است که خود افراد و تیم‌ها نیز در این بخش نقش دارند. آن‌ها می‌توانند به صورت فعالانه اهداف تیم را در راستای اهداف شرکت انتخاب کنند و تسک‌ها و KPI مربوط به آن را مشخص کنند.
به هر نتیجه کلیدی یک عدد بین ۰ تا ۱ (یا مقیاس ۱۰۰ درصد) نسبت داده می‌شود. مثلا اگر نتیجه کلیدی مربوط به شما افزایش ۱۰۰۰ فالور باشد و شما تا اواسط فصل ۵۰۰ فالور گرفته باشید، باید عدد ۰٫۵ را مقابل این مورد اضافه کنید. از این طریق می‌توانید همیشه از میزان پیشرفت آگاه باشید یا برنامه را به صورت هفتگی و ماهانه درون تیم‌ها مرور و بررسی کنید.

نکته: okr معمولا در شروع فصل تنظیم می‌شود، به صورت منظم در طول فصل درون تیم‌ها رصد می‌شود، و در پایان فصل تجزیه و تحلیل و اشتراک‌گذاری در کل سازمان بین تمام افراد و تیم‌ها انجام می‌شود.

برنامه ریزی کلاسیک و OKR چه تفاوتی دارند؟ راهنمای انتخاب

این دو رویکرد از نظر چارچوب کلی شبیه هستند. هر دو بر مبنای اهداف عمل می‌کنند و بعد در سطوح شرکت پخش می‌شوند. اما در حقیقت تفاوت این دو روش بیشتر از شباهت‌هاست! و بهتر است مدلی که با سازمان شما همخوانی بیشتری دارد را انتخاب کنید. حالا مدل مناسب برنامه ریزی در سازمان خودمان را چطور پیدا کنیم؟ درک تفاوت‌ها کمک‌تان می‌کند:

رویکرد

اهداف MBO کمی هستند. اما دیدیم که اهداف (objective) در OKR معمولا کیفی است. و بعد در سطح key result کمی می‌شود. از این تفاوت می‌توانیم نتیجه بگیریم که MBO روی نتیجه تمرکز دارد. اما در OKR روند رسیدن به هدف است که نتیجه را می‌سازد. این تفاوت رویکرد خیلی مهم است و روی تمام سطوح سازمان شما تاثیر می‌گذارد.
به این دو رویکرد حتما فکر کنید. مثلا شاید به تازگی سرمایه‌گذار جذب کرده‌اید و تحقق یک سری KPI برایتان مهم‌ترین مساله است. در این دوره ممکن است تصمیم بگیرید نتیجه گرا باشید. یا شاید فرهنگ سازمانی شما مخالف این روند باشد و OKR را برای تیم‌هایتان سازگارتر ببینید.

طول دوره

MBO بلند مدت است. اهداف به صورت ۵ ساله و ۱ ساله تنظیم می‌شوند و سپس در تمام واحدها پخش می‌شوند. اما OKR غالبا فصلی است. در طول یک OKR عملکرد به صورت مداوم بررسی می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید تغییراتی را در فصل بعدی وارد OKR کنید. در نتیجه می‌توان گفت OKR نسبت به تغییر و بهینه‌سازی و اتفاقات، چابک و پویاتر است.

هماهنگی

اهداف در MBO در سطح مدیریت انتخاب می‌شوند و بعد در سطوح پایین‌تر پخش می‌شوند؛ یعنی هماهنگی از بالا به پایین. اما در OKR هم هماهنگی بالا به پایین داریم، هم پایین به بالا. یعنی چطور؟ اهداف کلان در سطح بالای مدیریت تعیین می‌شوند درست. اما تیم‌ها و افراد مختار هستند که اقدامات لازم برای رسیدن به هدف کلان را خودشان مشخص کنند. در نتیجه هر تیم به صورت فعالانه برنامه‌ها و اقدامات خودش را برای تحقق هدف شرکت تنظیم می‌کند.

ارتباطات درون شرکت

در MBO نتایج و پیشرفت کار رصد می‌شوند. اما این تحلیل و رصد معمولا توسط مدیران ارشد و مدیران تیم‌ها انجام می‌شود. در OKR تک تک افراد از مراحل پیشرفت خودشان، تیم‌شان، و تیم‌های دیگر نسبت به هدف کلی شرکت آگاه هستند. این شفافیت معمولا باعث انگیزه بیشتر افراد برای محقق کردن هدف شرکت می‌شود. به علاوه معمولا در جلسات جمع‌بندی فصلی تمام کارمندان شرکت در کنار مدیران حضور دارند و در جریان عملکرد ۳ ماهه قرار می‌گیرند.

جمع‌بندی

در دنیای مدرن و پویای امروزی شرکت‌های بیشتری دارند سیستم برنامه‌ریزی در سازمان OKR را پیاده‌سازی می‌کنند. برای همراه کردن افراد بهتر است اهداف کلان تجاری را خودتان تعیین کنید و به تیم‌ها و کارکنان اجازه دهید اهداف خود را در این راستا مشخص کنند.

تغییر از MBO به OKR ساده نیست و تفکرات جدیدی می‌طلبد. این تغییر ممکن است چالش‌هایی در ارتباطات و فرهنگ سازمانی ایجاد کند. برای این کار می‌توانید از تجربیات و کمک یک منتور یا مشاور باتجربه استفاده کنید. ما در تیم فزایش با خدمات تخصصی مشاوره کسب‌وکار آماده کمک به شما هستیم. در صورت نیاز می‌توانید فرم درخواست مشاوره را ارسال کنید.