همه‌گیری کرونا شیوه کار، زندگی و تعامل ما را تغییر داد. کووید ۱۹ در کنار پیشرفت تکنولوژی، زمینه دورکاری را فراهم کردند و در حال حاضر کار ریموت در سازمان‌ها بسیار رایج شده است. برای بهره‌وری در این سبک، ابزارهای دورکاری متنوعی عرضه شده‌اند. لازم است به عنوان مدیر یا کارمند با بهترین ابزارهای دورکاری آشنا باشیم تا بتوانیم بهره‌وری را افزایش دهیم. در این مقاله از فزایش برای آشنایی با ۲۰ ابزار دورکاری با ما همراه باشید.
رشد دورکاری و مزایای آن
در سال‌های اخیر روند دورکاری رشد بالایی را تجربه کرده است. بعضی از دلایل رایج استقبال از این شرایط کاری به شرح زیر هستند.
برای کارکنان:
- حذف زمان رفت و آمد و ترافیک
- استرس کمتر
- انعطاف‌پذیری برنامه
- فرصت سفر بیشتر
- راحتی کار در خانه
برای کارفرمایان:
- دسترسی به استعدادها بدون محدودیت مکانی
- کاهش هزینه‌های اداری
- کاهش هزینه تجهیزات و تعمیرات
- حفظ رضایت کارکنان
- چابکی و انعطاف بیشتر در تیم‌ها
اما در کنار تمام این مزایا، دورکاری چالش‌هایی نیز به همراه دارد. خوشبختانه برای مقابله با چالش‌ها ابزارهای دورکاری متنوعی به بازار عرضه شده‌اند. در ادامه ابزارها را در چند گروه مدیریت پروژه، ارتباطات، مدیریت زمان، حفظ تمرکز و ابزارهای فیزیکی بررسی می‌کنیم.
ابزارهای دورکاری برای مدیریت پروژه
۱) آسانا (Asana)
آسانا در سال ۲۰۰۸ معرفی شد و به امکانات قدرتمندش برای مدیریت پروژه معروف است. این برنامه یک جعبه ابزار کامل برای سازمان‌هاست که انواع امکانات جدول زمانی، تابلوهای پروژه، اتوماسیون، ادغام و… را در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهد.طراحی ساده به افراد کمک می‌کند تا پیشرفت کار را دنبال کنند، تسک‌های خود را در هر لحظه ببینند، و مسئول هر بخش را به سادگی پیدا کنند.
۲) ترلو (Trello)
ترلو یکی از ابزارهای همه‌پسند برای مدیریت پروژه‌هاست. فضای کاربری آسان در کنار امکانات کامل، این برنامه را بسیار کاربردی کرده است و خیلی از سازمان‌ها و تیم‌ها برای پیشبرد پروژه از ترلو استفاده می‌کنند. با این برنامه می‌توانید پروژه تعریف کنید، ددلاین مشخص کنید، تسک‌ها را اساین کنید، فرآیندها را ساماندهی کنید، و روند پیشرفت را به صورت بصری مشاهده کنید.
۳) تسک ورلد (Task world)
تسک ورلد یکی دیگر از پلتفرم‌های مبتنی بر ابر است که امکانات قابل توجهی برای مدیریت پروژه دارد. همکاری تیمی، تفویض اختیار، مدیریت ارتباطات، اندازه‌گیری پیشرفت و ارائه معیارهای عملکرد از ویژگی‌های خوب و کاربردی این ابزار هستند.
۴) بیس کمپ (Base Camp)
این ابزار به دلیل عملکرد ساده، طراحی زیبا و قابلیت‌های کاربردی بین مدیران و کارکنان محبوب است. ویژگی‌هایی مثل اشتراک گذاشتن ایده‌ها، سازماندهی مکالمات، پیشبرد پروژه‌ها از امکانات بیس کمپ هستند.
اما این پلتفرم محدودیت‌هایی مثل عدم آرشیو موضوعات، نبود تسک‌های فرعی (subtask) و نبود سلسله مراتب حرفه‌ای تیمی دارد. در هر صورت هر پلتفرمی امکانات و محدودیت‌های خودش را دارد، و این شما هستید که باید طبق نیازهایتان بهترین ابزار را انتخاب کنید.
۵) ماندی دات کام (Monday.com)
این پلتفرم ابری به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به بهترین شکل مدیریت کنند. شما می‌توانید از ماندی دات کام در موبایل یا تحت وب استفاده کنید. ردیابی پروژه‌ها، گردش کاری، نمایش داده‌ها، محول کردن تسک و همکاری تیمی، قابلیت اتوماسیون، ادغام با برنامه‌های کاری و… از امکانات این پلتفرم هستند.
ابزارهای دورکاری برای جلسات مجازی
۶) گوگل میت (Google Meet)
برای استفاده از گوگل میت کافی است یک حساب جیمیل داشته باشید. با داشتن جیمیل می‌توانید به آسانی از این پلتفرم رایگان استفاده کنید و جلسات تیمی ویدئویی برگزار کنید. البته در نسخه رایگان حداکثر زمان جلسه ۶۰ دقیقه و حداکثر اعضا ۱۰۰ نفر هستند. اما معمولا همین امکانات برای اکثر تیم‌ها کافی و جوابگو است. امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها و اسکرین، ضبط جلسات، و رابط کاربری ساده از ویژگی‌های کارآمد گوگل میت هستند.
۷) زوم (Zoom)
زوم یک ابزار محبوب برای برگزاری کنفرانس و جلسات ویدئویی است. این ابزار برای پیام‌رسانی هم کاربرد دارد اما معمولا به عنوان پلتفرم جلسات آنلاین شناخته می‌شود. زوم به دو صورت رایگان و پرمیوم قابل استفاده است. با نسخه رایگان می‌توانید به امکانات اولیه و جلسات ۴۰ دقیقه‌ای دسترسی داشته باشید. اما در صورت نیاز برای استفاده از امکانات تکمیلی و حرفه‌ای می‌توانید نسخه پولی برنامه را خریداری کنید.
۸) اسکایپ (skype)
اسکایپ نرم‌افزاری برای مکالمات متنی و تماس‌های صوتی و ویدئویی است که در سراسر دنیا استفاده می‌شود. ارسال پیام، اشتراک گذاری فایل، و برگزاری جلسات آنلاین از امکانات این نرم‌افزار هستند. شما می‌توانید اسکایپ را در نسخه‌های موبایل و دسکتاپ دانلود و استفاده کنید. این برنامه هم برای تعاملات شخصی قابل استفاده است و هم امکانات لازم برای استفاده سازمان‌ها را دارد.
ابزارهای دورکاری پیام رسان و ارتباطات
۹) ماکروسافت تیمز (Microsoft Teams)
تیمز یک پلتفرم ارتباطات سازمانی است که توسط ماکروسافت عرضه شده. فضای کاری و گروه‌های همکاری، ارتباطات و پیام‌رسانی آنلاین، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، برگزاری تماس‌های صوتی و ویدئویی، حتی استفاده از ایموجی‌های متنوع! امکانات محبوب و کاربردی این برنامه هستند.
۱۰) واتساپ (Whatsapp)
این نرم‌افزار رایگان و شناخته‌شده هم برای تعاملات شخصی و هم برای اهداف سازمانی قابل استفاده است. دسترسی آسان، رایگان بودن، ارتباطات متنی، صوتی و ویدئویی، امکان ایجاد گروه‌های تیمی، امکان اشتراک‌گذاری تصاویر و اسناد و لوکیشن، از امکانات واتساپ هستند. شما می‌توانید از این برنامه در نسخه‌های وب، دسکتاپ و موبایل استفاده کنید.
۱۱) اسلک (Slack)
اسلک یک پیام‌رسان سازمانی است که امکان ارتباطات حرفه‌ای را فراهم می‌کند. در این برنامه می‌توان افراد و تیم‌ها را گرد هم آورد و از امکانات پیام‌رسانی آنلاین، گروه‌ها و چنل‌های تیمی و… استفاده کرد. این برنامه کاربردی در دو نسخه رایگان و پرمیوم قابل استفاده است.
ابزارهای دورکاری برای برنامه ریزی و مدیریت زمان
گوگل کلندر (google calendar)
این ابزار یک سرویس برنامه‌ریزی و زمان‌بندی براساس تقویم است که توسط گوگل عرضه شده. با گوگل کلندر می‌توانید انواع جلسات و رویدادها را برنامه‌ریزی کنید، آن‌ها را از طریق اطلاع‌رسانی ایمیلی برای همکاران خود بفرستید و از امکانات ریمایندر استفاده کنید. کلندر برای استفاده شخصی و ساماندهی تسک‌های روزانه، هفتگی و ماهانه نیز قابل استفاده است.
هاروست (Harvest)
هاروست یک ابزار مدیریت زمان مبتنی بر وب است که در سال ۲۰۰۶ معرفی شد. این پلتفرم تمام امکانات زمان‌بندی و ارائه گزارش را فراهم می‌کند. علاوه بر مدیریت زمان و مدیریت پروژه، قابلیت‌های مدیریت هزینه نیز در این برنامه وجود دارند که برای بسیاری از کسب‌وکارها کاربردی است.
تاگل (Toggl)
تاگل علاوه بر قابلیت‌های زمان‌بندی و برنامه‌ریزی، امکانات بهینه‌سازی نیز در اختیار شما قرار می‌دهد. به این صورت که در قالب گزارش‌ها به شما اعلام می‌کند که روی هر پروژه چقدر زمان صرف کرده‌اید و چطور می‌توانید بهینه‌تر کار کنید. ردیابی زمانی، ایمیل‌های ریمایندر، ارائه گزارش با خروجی pdf و csv و امکانات مدیریت پروژه و تیم از ویژگی‌های عالی این برنامه هستند.
ابزارهای دورکاری برای حفظ تمرکز
۱۵) فورست (Forest)
این اپلیکیشن با رابط کاربری جذاب، به شما در حفظ تمرکز کمک می‌کند. استفاده از این برنامه بسیار ساده و موثر است. هر زمان که می‌خواهید روی کاری متمرکز بمانید باید یک درخت در جنگل بکارید. در حین اینکه روی کارتان متمرکز می‌مانید این درخت رشد می‌کند و بزرگ می‌شود. اما اگر وسط کار سراغ موبایل بروید این درخت خشکیده و نابود می‌شود.
۱۶) فریدوم (Freedom)
یکی دیگر از ابزاری حفظ تمرکز برنامه فریدوم است. یک روش آسان و ساده برای متمرکز ماندن که امکانات جالبی در اختیارتان قرار می‌دهد. در این برنامه می‌توانید زمان موردنظرتان برای تمرکز را وارد کنید تا برنامه‌های مزاحم، نوتیفیکشن‌ها و عوامل حواس‌پرتی در این بازه برایتان مسدود شوند.
البته امکانات شخصی‌سازی متنوعی هم وجود دارد. مثلا می‌توانید دقیقا مشخص کنید که کدام اپ‌ها و وبسایت‌ها در حین کار برایتان مسدود شوند. تا طبق عادت به آن‌ها سر نزنید و تا اتمام بازه زمانی روی پروژه‌تان تمرکز کنید.
ابزارهای فیزیکی برای کار ریموت
۱۷) میز کار
اگر بخواهید روی تخت‌خواب هم دورکاری کنید کسی مانع شما نمی‌شود! اما مهم است که فضای کار را از سایر فضاهای خانه جدا کنید. ساکت‌ترین نقطه خانه را انتخاب کنید و میز کارتان را آنجا قرار دهید. جدا کردن محل کار به افزایش تمرکز و بهره‌وری شما کمک می‌کند. ابزار و تجهیزات لازم برای کارتان را روی میز قرار دهید و وقتی پشت میز قرار دارید فقط روی کار تمرکز کنید.
۱۸) صندلی مناسب
صندلی مناسب از ابزارهای دورکاری است که سلامت جسمانی شما را حفظ می‌کند. شما قرار است روزانه حدود ۸ ساعت را روی این صندلی بنشینید، پس سرمایه‌گذاری روی یک صندلی مناسب، سرمایه‌گذاری روی سلامت خودتان است! از یک صندلی اداری ارگونومیک دارای پشتی استفاده کنید. بهتر است ساختار پشتی صندلی طوری باشد که انحنای کمر را پر کند تا به ستون فقرات شما فشار وارد نشود.
۱۹) تنظیم نور
روشنایی مناسب هم برای سلامت چشم شما ضروری است و هم مانع خواب‌آلودگی می‌شود. سعی کنید از نور طبیعی استفاده کنید و در طول روز پرده‌ها را کنار بزنید. اگر امکان استفاده از نور طبیعی را ندارید، نور مصنوعی مناسب تهیه کنید.
۲۰) روتین‌ها و نکات موثر
در آخر چند نکته و روتین را مرور می‌کنیم که در طول دورکاری به افزایش بهره‌وری شما کمک می‌کنند:
- در فواصل زمانی از پشت میز بلند شوید و چند حرکت ساده کششی انجام دهید
- برای تمرکز بهتر، قبل از شروع کار لباس مناسب و رسمی بپوشید.
- برای حفظ تعادل کار و زندگی ساعت کاری مشخص داشته باشید و به آن پایبند بمانید.
- عوامل حواس‌پرتی مثل تلویزیون و شبکه‌های اجتماعی را حذف کنید.
- یوگا ،مدیتیشن یا هر نوع ورزش دلخواه را به برنامه خود اضافه کنید.
- آب کافی بنوشید و از میان‌وعده‌های سالم در طول کار استفاده کنید.
- با همکاران معاشرت کنید و در صورت امکان هر از گاهی دورهمی‌های حضوری داشته باشید.
- اگر با خانواده زندگی می‌کنید درباره شرایط کاری‌تان با آن‌ها صحبت کنید.
در پایان اگر مدیر یک تیم هستید و می‌خواهید تیم ریموت را به طور موثر رهبری کنید، توصیه می‌کنیم سری به مقاله راهنمای مدیریت دورکاری بزنید.
